Организация банкета заключается в приеме и оформлении заказа, а также в подготовке к обслуживанию и обслуживании мероприятия. Вовремя и подробно проведенное согласование деталей проведения банкета заказчика с исполнителем, определяет работу по подготовке к его обслуживанию.
Администратор или метрдотель принимает заказы на обслуживание свадеб, дни рождения, юбилеев и других видов банкетов и приглашает заказчика осмотреть помещение, затем ознакомиться с планом размещения приглашенных гостей и расстановки столов, уточняет дату и время банкета, наличие аперитива, музыки во время мероприятия, количество участников и состав, включающий в себя возраст, национальность, пол и профессию, метод обслуживания (полный или частичный), особенности оформление зала, сумму заказа, форму оплаты.
Заказчика знакомят с порядком обслуживания, с правилами работы и возмещения возможного ущерба в случае вины заказчика и гостей. В заказе пишется фамилия и адрес клиента, номер телефона, порядок расчета (наличный, безналичный и по кредитной карте). После согласования меню клиент вносит 50% от общей стоимости заказа, на полученные деньги ему выдают приходной кассовый ордер и квитанцию к нему. В книге учетов заказа регистрируется заказ.
Позже, за два дня до банкета администратор или метрдотель составляет с клиентом счет, а затем оформляет Заказ-счет. Он выписывается в пяти экземплярах, утверждается директором и предоставляется в кассу. Кассир получает от клиента оплату за заказ, заверяет счет подписью и проставляет штамп «оплачено». Первый экземпляр счета отдается клиенту; второй остается у кассира до дня проведения банкета, затем в этот день он отдает его вместе с кассовым отчетом в бухгалтерию; третий — официанту, занимающийся выполнением заказа; четвертый и пятый — сервис-бар и на кухню.
Последние два экземпляра после выполнения заказа передаются в бухгалтерию. Во время обслуживания клиент может осуществить дополнительный заказ, оплачиваемый наличными деньгами. Он отмечается на Заказ-счете с обратной стороны. Об изменениях в заказе клиент должен сообщить не позже суток до начала банкета.
